Знову аврал, нові завдання навалюються, як снігова куля, а ефективність їх виконання знижується?
Ця ситуація знайома майже будь-якій людині, будь то працівник офісу, домогосподарка або молода мама, що замоталася в декреті. Але в будь-якому випадку принципи вирішення проблем будуть схожими.
1. Відпочиньте.
Якщо ви не знаєте, за що хапатися, начальник дав ще пару термінових завдань, телефон розривається, від вас терміново вимагають прийняти рішення, молоко тікає, а дитина знову вилив на підлогу воду з собачої миски – подумки натисніть кнопку “стоп”. Дорахуйте до п’яти чи десяти. Почніть дихати повільніше. Спокійно усвідомте найтермінове завдання та приступайте до його викоання.
2. Складіть список справ, розбивши кожну на конкретні завдання.
Наприклад, підготовка звіту буде включати отримання даних від інших служб або філій, їх перевірку, заповнення форми звіту і його відправлення, а прибирання на кухні – миття посуду, плити, підлоги та т.п.
Якщо вести список в електронному вигляді, списки завдань для стандартних справ можна просто копіювати при необхідності. У міру виконання завдань їх можна викреслювати або відзначати якимось зручним чином.
Така організація роботи дозволяє не упускати дрібниці, які під час авралу легко вилітають з голови. Перейдіть до часу для складання цього списку. Наприклад, вранці у перші 15 хвилин робочого дня або ввечері, коли діти покладені спати. Тоді протягом дня потрібно буде просто дописувати нові завдання до існуючих. А в офісі наявність списку справ під рукою може бути хорошим способом показати начальнику реальний обсяг роботи, яку ви виконуєте.
У ситуації стресу, яка виникає від великої кількості завдань, що навалилися, складніше стежити за тим, наскільки адекватно витрачається час. Нерідко людина «залипає» замість вирішення завдань.
Хронофаги – це термін, що означає будь-які пожирачі часу. Тобто це все те, що відволікає вас від наміченої роботи.
Наприклад, постійно перевіряє робочу пошту або телефон, відволікається на соцмережі або обговорює аврал з друзями в месенджері. Якщо це потрібно, щоб відволіктися і перевести дух, виділіть конкретний час. Наприклад, перевіряти пошту або відповідати на особисті повідомлення протягом перших 5 хвилин кожної години.
Розділіть всі завдання на три групи:
- Термінові, які потребують негайного вирішення,
- Поточні, які мають бути виконані в робочому порядку, та
- Ті, які можна відкласти, якщо не вистачить часу або сили.
Щоб цей розподіл був ефективним, до першої категорії потрібно віднести не більше 20% завдань. Наприклад, замовити квитки на літак для відрядження, яке відбудеться за два дні. Попередити постачальника про зміну замовлення або викликати сантехніка, тому що тече труба – це завдання першої категорії. У другій групі будуть ті справи, які можна зробити будь-коли протягом дня або навіть найближчими днями. У третій – те, що не так терміново.
5. Відмовтеся від перфекціонізму.
Виконуйте роботу досить добре, щоб завдання були виконані, але не намагайтеся робити все ідеально. Якщо каталог зверстано акуратно, в ньому немає помилок, і він містить всю необхідну інформацію, не час грати зі шрифтами. Якщо у вас ще кілька десятків завдань під час прибирання будинку, не витрачайте сили і час, щоб відтерти з підлоги пляму від фарби, яку вже місяць не вдається вивести.
І не забувайте делегувати завдання там, де це можливо. Коли ви зрозумієте, що ваш найкращий друг це делегування, то зможете більше виконувати важливі для себе завдання.
