5 шагов для выхода из аврала

-

Снова аврал, новые задачи наваливаются, как снежный ком, а эффективность их выполнения снижается?

Эта ситуация знакома почти любому человеку, будь то работник офиса, домохозяйка или замотавшаяся в декрете молодая мама. Но в любом случае принципы решения проблем будут схожими.

1. Отдышитесь.

Если вы не знаете, за что хвататься, начальник дал еще пару срочных заданий, телефон разрывается, от вас срочно требуют принять решение, молоко убегает, а ребенок снова вылил на пол воду из собачьей миски – мысленно нажмите кнопку «стоп». Досчитайте до пяти или десяти. Начните дышать медленнее. Спокойно осознайте самую срочную задачу и приступайте к её выполнению.

2. Составьте список дел, разбив каждое на конкретные задачи.

Например, подготовка отчета будет включать в себя получение данных от других служб или филиалов, их проверку, заполнение формы отчета и его отправку, а уборка на кухне – мытье посуды, плиты, пола и т.п.

Если вести список в электронном виде, списки задач для стандартных дел можно просто копировать при необходимости. По мере выполнения задач их можно вычеркивать или отмечать каким-то еще удобным образом.

Составьте список дел, разбив каждое на конкретные задачи.

Такая организация работы позволяет не упускать мелочи, которые во время аврала легко вылетают из головы. Выделите время для составления этого списка. Например, утром в первые 15 минут рабочего дня или вечером, когда дети уложены спать. Тогда в течение дня нужно будет просто дописывать новые задачи к имеющимся. А в офисе наличие списка дел под рукой может быть хорошим способом показать начальнику реальный объем выполняемой вами работы.

3. Вычислите хронофаги.

В ситуации стресса, которая возникает от большого количества навалившихся задач, сложнее следить за тем, насколько адекватно расходуется время. Нередко человек «залипает» вместо того, чтобы решать задачи.

Хронофаги — это термин, обозначающий любые пожиратели времени. То есть, это всё то, что отвлекает вас от  намеченной работы.

Например, постоянно проверяет рабочую почту или телефон, отвлекается на соцсети или обсуждает аврал с друзьями в мессенджере. Если это нужно, чтобы отвлечься и перевести дух, выделите конкретное время. Например, проверять почту или отвечать на личные сообщения в первые 5 минут каждого часа.

4. Расставьте приоритеты.

Разделите все задачи на три группы:

  1. Срочные, которые требуют немедленного решения,
  2. Текущие, которые должны быть выполнены в рабочем порядке, и
  3. Те, которые можно отложить, если не хватит времени или сил.

Чтобы это распределение было эффективным, к первой категории нужно отнести не более 20% задач. Например, заказать билеты на самолет для командировки, которая состоится через два дня. Предупредить поставщика об изменении в заказе или вызвать сантехника, потому что течет труба – это задачи первой категории. Во второй группе будут те дела, которые можно сделать в любое время в течение дня или даже в ближайшие дни. В третьей – то, что не столь срочно.

5. Откажитесь от перфекционизма.

Выполняйте работу достаточно хорошо, чтобы задачи были выполнены, но не пытайтесь делать все идеально. Если каталог сверстан аккуратно, в нем нет ошибок, и он содержит всю необходимую информацию, не время играть со шрифтами. Если у вас еще пара десятков задач во время уборки дома, не тратьте силы и время, чтобы оттереть с пола пятно от краски, которое уже месяц не удается вывести.

Откажитесь от перфекционизма

И не забывайте делегировать задачи там, где это возможно. Когда вы поймете, что ваш лучший друг это делегирование, то сможете больше выполнять важных для себя зада.

Лайфоведhttps://majiclife.com
Создатель и вдохновитель.

Поделиться

Последние статьи

<