День завжди триває 24 години на добу, та обов’язки постійно зростають. Не дивно, що зі зростанням темпів життя такі питання, як раціональне використання часу та хороша організація, стають дедалі популярнішими. Як ефективно керувати часом на роботі? Про це за хвилину.
Існує безліч дратівливих факторів, які не дозволяють вам довше залишатися зосередженими під час повсякденної діяльності. Безперервні телефонні дзвінки, які переривають наші операції, зовнішні шуми або гучні розмови колег в одній кімнаті, можуть ефективно зайняти цінні хвилини та утруднити концентрацію на поточних обов’язках. Враховуючи, що не всі фактори можуть бути усунені, варто зосередитись на тих, які можуть бути змінені.
Щоб не витрачати дорогоцінний час, на роботі слід уникати:
Перегляд соціальних мереж.
Це непродуктивне заняття, з одного боку, не дає нам відпочивати, а з іншого боку – ефективно відволікає увагу та забирає цінні хвилини, які можна використовувати для виконання професійних обов’язків;
Занадто часті перерви.
На роботі краще зробити одну або дві великі перерви, ніж дрібніші. Під час них ми повинні зосередитись на відпочинку, тобто – у разі офісної роботи – встати з комп’ютера, випростатися, прогулятися коридором або поїсти. Якщо можливо, добре вийти на вулицю і подихати свіжим повітрям. Перерва в тому самому положенні, і в одному, і тому ж оточенні не дасть нам необхідного перепочинку. Нехай перерва буде єдиною, але гідною та інтенсивною;
Безлад на столі та комп’ютері.
Порядок у безпосередній близькості сприяє більш ефективному виконанню службових обов’язків. В окремих папках на робочому столі або папках на столі ви знайдете необхідні документи швидше та простіше.
10 принципів, які допоможуть ефективно керувати часом:
1. Встановіть цілі для реалізації – тоді ви знатимете, на чому сфокусуватися;
2. Вкажіть час, необхідний для виконання конкретних завдань – розподіліть завдання за часом;
3. Вкажіть спосіб досягнення цілей. Які методики ви застосовуватимете, щоб ваша мета стала реалізованою.
4. Створити графік дій відповідно до їхньої черговості – розставити пріоритети, систематизувати список завдань від найбільш актуальних до тих, які можуть зачекати. Якщо у вас не бракує часу, ставте завдання залежно від ступеня складності, починаючи з найскладніших і закінчуючи легкими. У цьому є сенс – вранці ви будете відпочившими, ніж наприкінці робочого дня;
5. Не відволікайтеся на додаткові цілі – зосередьтеся на заданому порядку та не додавайте додаткових завдань;
6. Не відкладайте нічого на потім – якщо, наприклад, ви планували створити звіт о 13:00 і цей час неминуче настав, займіться справою, а не відчайдушно шукайте заміну діяльності чи іншої перерви. Не змінюйте порядок виконання завдань. Просто почніть займатися – чим раніше ви приступите до завдання, тим швидше ви викинете це з голови;
7. Слідкуйте за результатами своєї роботи – час від часу перевіряйте, чи дозволяється графік досягти ваших цілей в оптимальний час. Чи, можливо, є щось, що ви не врахували у своїх планах, що дозволить вам ефективніше використовувати наступні 8 годин?
8. Закрити очі на зовнішні фактори – той факт, що підрядник запізнився на погоджену зустріч, а в компанії кожні кілька місяців відбувається великий збій комп’ютерної мережі, не є кінцем світла. Не звертайте увагу на обставини, які просто не підвладні вашому контролю. Просто роби те, що вам потрібно;
9. Будьте уважні – уважно прочитайте бриф, переконайтеся, що вимоги боса дотримані, перевірте зміст листа або перечитайте звіт перед остаточною подачею та виправляйте помилки – все це знижує ризик можливих правок, а іноді навіть необхідності починати те ж саме. найдія з нуля. Будучи точними, ми можемо заощадити наш час за рахунок обмеженого обсягу роботи. А, як відомо, час – це гроші. Адже ми можемо собі уявити катастрофічні наслідки невеликої друкарської помилки графічного дизайнера, що призвела до фінансових втрат і необхідності передрукувати кілька тисяч фірмових плакатів. Дбаючи про деталі, можна легко уникнути таких ситуацій;
10. Вимагати насамперед із себе – хоч би як поводилися підрядники або вищі керівники, це не звільняє вас від сумлінного виконання своїх обов’язків. У своїй повсякденній роботі не забувайте вимагати насамперед із себе.
