Как быть продуктивным: подход осознанности в работе

-

Когда люди думают о продуктивности, они обычно думают о том, чтобы работать больше.

Они также думают о том, чтобы работать разумно, используя правильные инструменты и методы для выполнения работы. Но они по-прежнему считают, что продуктивность — это, прежде всего, результат усилий и концентрации.

Но если разобраться, то нет ничего более продуктивного, чем осознанность. Полное присутствие и осознание момента помогает нам сконцентрироваться на любой задаче.

Сегодня мы обсудим, как продуктивность должна фокусироваться на осознанности, используя в качестве основы методологию «Getting Things Done».

GTD: что это такое

GTD (Getting Things Done) — популярная система управления задачами, созданная консультантом по продуктивности Дэвидом Алленом. Её можно перевести как «приведение дел в порядок» или «доведи дело до конца».

Методология основана на очень простой истине: чем больше информации у вас в голове, тем сложнее решить, что требует вашего внимания. Следовательно, вы тратите больше времени на размышления о своих задачах, чем на их выполнение. Когда информация накапливается в вашей голове, это приводит к ощущению стресса, подавленности и неуверенности.

Состояние потока

Поток — это состояние ума, когда вы полностью погружены в настоящий момент и в то, над чем вы работаете.

Отдавая все свое внимание деятельности, на которой вы полностью сосредоточены и в которую полностью погружены, вы можете сами испытать состояние потока. Обычные отвлекающие факторы начинают исчезать, приводя нас в ультрапродуктивное состояние, готовое к глубокой работе и сосредоточенности.

Миф о многозадачности

Некоторые люди клянутся в многозадачности, утверждая, что именно так они справляются с ежедневной нагрузкой. С одной стороны, продуктивность предполагает работу над несколькими задачами в тандеме. Таким образом, вы продвигаете несколько проектов одновременно.

Однако разум работает не так, как доска Trello. Разум предпочитает концентрироваться на одном деле одновременно. Многозадачность приводит к постоянному отвлечению внимания и снижает возможности погружения в процесс выполнения любой отдельной задачи.

В лучшем случае многозадачность приводит к снижению производительности, а в худшем — к сильному стрессу и даже выгоранию.

Экономьте свою энергию

Мне нравится думать о своей производительности на работе как об эксперименте. Какое максимальное количество энергии мне нужно затратить, чтобы выполнить минимально необходимый объем работы?

Этот минимум — мой базовый уровень. Все, что выходит за пределы 80/20, является счастливым дополнением — свободной производительностью. Закон Парето сосредоточен на сохранении моего собственного психического здоровья и благополучия.

Если только мы действительно не увлечены своей работой и не рады работать сверхурочно бесплатно (что очень приятно, если это так!), в нашей жизни, вероятно, есть более важные вещи, чем работа.

В таком случае, вы можете использовать свободное время для накопления новой энергии, которую впоследствии вы сможете привнести в свою работу!

Помните, что мы работаем с умом, а нет ничего умнее, чем сделать меньше для достижения (практически) того же результата.

Доводить дело до конца – осознанно

Дэвид Аллен буквально написал книгу о том, «Как привести дела в порядок». Хотя книга имеет больше практическое значение для продуктивности, она также затрагивает идею осознанности. В конце концов, ее называют «искусством продуктивности без стресса».

Система

Дэвид Аллен использует концепцию «расширенного сознания» в своем бестселлере «Getting Things Done», чтобы описать систему, которая организует ваш рабочий процесс.

Все расписано на бумаге, поэтому вам не нужно жонглировать другими делами, пока вы должны быть поглощены задачей.

Система Аллена направлена на то, чтобы дать вам уверенность в том, что все, над чем вы работаете в данный момент, является правильным. Таким образом, вы сможете довести дело до конца, не сомневаясь в себе и не мешая себе.

Записывая все дела, вы сможете понять, что у вас на уме, и легче определить свои приоритеты и организовать их в график. Для управления текущими приоритетами мы можем использовать такую систему, как организованный Google Sheet или обычный блокнт.

Четкая система облегчает поток и помогает запоминать детали, оставаясь при этом на вершине своей рабочей нагрузки и приоритетов.

Правило двух минут

На другой стороне системы находится правило двух минут. Идея заключается в том, что вместо того, чтобы планировать следующее действие, которое займет менее двух минут, мы можем выполнить его прямо сейчас.

Поскольку общее время обработки задачи может составлять около двух минут, мы можем помочь себе, выполнив «быструю победу» прямо сейчас. Затем мы можем вернуться к системе, когда эта быстрая победа будет выполнена.

Различные «вещи» в голове

«Различные вещи» бывают разных форм, и знание того, как справляться с различными видами вещей, занимающих нашу умственную энергию, упрощает их обработку.

Например, у нас есть:

  • Срочные задачи
  • Задачи, над которыми нам нужно поработать
  • Важные проекты
  • Дела, которые должны сделать другие
  • Календарные события
  • Справочный материал
  • Умственный мусор

Каждый тип требует своего способа обработки и управления, чтобы помочь нам успокоить наш разум.

Вместо того чтобы жонглировать мыслями, мы можем чувствовать себя спокойно, зная, что наша система делает всю тяжелую работу. Мы можем просто обращаться к ней, когда это необходимо.

Обработка дел

Методология Getting Things Done (GTD) основана на обработке всего, что выходит из головы и в вашу систему.

Задачи и проекты

Срочные задачи, как правило, являются первыми делами, которые вам необходимо решить. Большинство людей не любят заниматься срочными задачами, поскольку их цель — закончить что-то в срок, часто по минимальному стандарту, просто чтобы «сдать».

Эти задачи обычно оказываются в верхней части вашего списка текущих дел.

Другие задачи также будут запланированы в наших списках дел. Все задачи должны иметь следующие действия и желаемый результат, что помогает нам понять, что мы должны сделать и как узнать, когда мы закончим.

Когда-нибудь / Может быть — это список для галочки, полный задач, которые не являются приоритетными. Они могут показаться забавными, поэтому и попали в список. Однако они не являются важными и должны рассматриваться только тогда, когда все срочные и приоритетные действия с вашей стороны завершены.

Проекты, как и задачи, требуют выполнения нескольких шагов, обычно в течение длительного периода времени. Их необходимо планировать, чтобы понять действия и сроки каждой инициативы.

Следующим действием для проекта обычно является «составить план проекта», поскольку это, скорее всего, займет более двух минут. Как только у вас будет план проекта, вы добавите следующие действия из плана в список задач.

Делегированные задачи и события

Вещи, которые нам нужны от других, обычно попадают в список «Ожидание», список для галочки, который мы можем посещать ежедневно или еженедельно, чтобы помочь себе оставаться на вершине делегированных задач и проектов.

Некоторые вещи, такие как встречи и назначения, чувствительны ко времени. Нам нужно планировать события в календаре с напоминаниями, чтобы быть уверенными, что мы справимся с конкретными делами в определенное время.

Справочный материал и ментальный хлам

Иногда нам нужно запомнить определенную информацию. Мы храним справочный материал в организованной системе папок, где мы должны иметь возможность найти его в течение тридцати секунд. Для этого стоит улучшить наши навыки организации.

С некоторыми вещами мы просто не можем ничего поделать. Ментальный хлам часто включает в себя беспокойство, вещи, не имеющие дальнейших действий. Если вы ничего не можете с этим поделать, просто избавьтесь от вещи! С ним ничего нельзя сделать.

Процесс приведение дел в порядок

Процесс приведение дел в порядок

1. Захват

Все начинается с фиксации «хлама» в голове. Для этого нужно составить список или записать все на отдельных листочках. Мы фиксируем такие вещи, как задачи, цели, проекты.

2. Уточнение

Далее вы уточните, что должно быть сделано с каждым пунктом, чтобы у вас было представление о дальнейших действиях по каждому пункту, а также о желаемом результате.

Не каждый пункт является задачей, но, скорее всего, с ним связано какое-то действие, будь то запись новой информации или даже ее отбрасывание.

3. Организуйте

После того как вы определились с пунктами, можно приступать к организации, группируя действия в различные списки. Вы сможете быстрее завершить дела, если будете выполнять похожие действия в большом количестве.

Например, если вам нужно сделать 5 телефонных звонков, вы сможете выполнить их с меньшими затратами энергии за один день, чем если бы вы распределили их на неделю.

4. Планируйте

После того как вы составили списки, вы можете начать планировать действия в своем расписании, причем срочные и приоритетные действия должны быть в начале списка.

В начале каждого дня вы можете планировать свой день по часам, выделяя место для приоритетных задач и событий календаря, а также для обеда и регулярных перерывов.

Для повторяющихся задач мы можем эффективно использовать свое время, планируя простые автоматизированные действия. Кроме того, с помощью систем мы с большей вероятностью достигнем своих целей.

5. Выполнить

И наконец, если все идет по плану, вы должны быть в состоянии выполнить самые важные задачи, вычеркивая их из списка по мере выполнения.

Вот и все. Вот как вы добиваетесь результата.

Еженедельные и ежемесячные проверки

Мы не просто выполняем процесс GTD один раз и ожидаем, что все будет работать как по маслу. Регулярные проверки помогают нам оставаться на вершине наших систем и замечать то, что может быть упущено.

Мы проверяем наши системы еженедельно и ежемесячно, чтобы быть уверенными в том, что мы справляемся со своей рабочей нагрузкой. Когда мы используем проактивный подход к задачам и проектам, ничто не остается незамеченным.

Еженедельный проверка — это то, что вам нужно делать еженедельно. Это поможет очистить свой разум и почувствовать себя «на вершине» своей рабочей нагрузки на предстоящие недели.

Регулярные проверки могут включать в себя:

  • Пробежаться по списку задач
  • Обзор состояния ваших проектов
  • Проверка людей, которым вы делегировали задачи.
  • Планирование любых предстоящих приоритетов.

Эти проверки помогут вам оставаться проактивным в вашей системе, чтобы ничего не упустить.

Объединение системы GTD в единое целое

Методология «Приведение дел в порядок» — это комплексная система повышения продуктивности, которую мы можем внедрить прямо сейчас.

Начните с выполнения пяти шагов этого процесса, фиксируя все, что у вас на уме, и уточняя дальнейшие действия по каждому из них, независимо от того, что это за «дела». После прояснения ситуации мы переходим к отдельным партиям для организации, планирования и выполнения. Помните о правиле двух минут, чтобы быстро справиться с мелкими задачами.

Идея внешнего разума предлагает осознанный подход к продуктивности. Когда мы организуем нашу рабочую нагрузку во внешнюю систему, наш разум становится свободным, чтобы ощутить поток. Только тогда мы можем осознать текущий момент и полностью погрузиться в выполнение поставленной задачи.

Наконец, в ходе еженедельных и ежемесячных проверкам мы применяем проактивный подход к нашей системе. Мы управляем нашими приоритетами и следим за тем, чтобы все шло гладко.

Лайфоведhttps://majiclife.com
Создатель и вдохновитель.

Поделиться

Актуально

<