Коли люди думають про продуктивність, вони зазвичай думають, щоб працювати більше.
Вони також думають про те, щоб працювати розумно, використовуючи правильні інструменти та методи для виконання роботи. Але вони, як і раніше, вважають, що продуктивність – це, перш за все, результат зусиль та концентрації.
Але якщо розібратися, то немає нічого продуктивнішого, ніж усвідомленість. Повна присутність та усвідомлення моменту допомагає нам сконцентруватися на будь-якому завданні.
Сьогодні ми обговоримо, як продуктивність має фокусуватися на усвідомленості, використовуючи як основу методологію Getting Things Done.
GTD: що це таке
GTD (Getting Things Done) – популярна система управління завданнями, створена консультантом з продуктивності Девідом Алленом. Її можна перекласти як “приведення справ у порядок” або “доведи справу до кінця”.
Методологія заснована на дуже простій істині: чим більше інформації у вас у голові, тим складніше вирішити, що потребує вашої уваги. Отже, ви витрачаєте більше часу на роздуми про свої завдання, ніж їх виконання. Коли інформація накопичується у вашій голові, це призводить до відчуття стресу, пригніченості та невпевненості.
Стан потоку
Потік – це стан розуму, коли ви повністю занурені зараз і в те, над чим ви працюєте.
Віддаючи всю свою увагу діяльності, на якій ви повністю зосереджені і в якій повністю занурені, ви можете випробувати стан потоку. Звичайні фактори, що відволікають, починають зникати, приводячи нас в ультрапродуктивний стан, готовий до глибокої роботи і зосередженості.
Міф про багатозадачність
Деякі люди присягаються у багатозадачності, стверджуючи, що саме так вони справляються із щоденним навантаженням. З одного боку, продуктивність передбачає роботу над кількома завданнями у тандемі. Таким чином, ви просуваєте кілька проектів одночасно.
Проте розум працює не так, як дошка Trello. Розум воліє концентруватися однією справі одночасно. Багатозадачність призводить до постійного відволікання уваги та знижує можливості занурення у процес виконання будь-якого окремого завдання.
У кращому випадку багатозадачність призводить до зниження продуктивності, а в гіршому – до сильного стресу і навіть вигоряння.
Економте свою енергію
Мені подобається думати про свою продуктивність на роботі як про експеримент. Яку максимальну кількість енергії потрібно витратити, щоб виконати мінімально необхідний обсяг роботи?
Цей мінімум – мій базовий рівень. Все, що виходить за межі 80/20 є щасливим доповненням – вільною продуктивністю. Закон Парето зосереджений збереженні мого власного психічного здоров’я та благополуччя.
Якщо тільки ми дійсно не захоплені своєю роботою і не раді працювати понаднормово безкоштовно (що дуже приємно, якщо це так!), у нашому житті, ймовірно, є важливіші речі, ніж робота.
У такому випадку ви можете використовувати вільний час для накопичення нової енергії, яку згодом ви зможете привнести до своєї роботи!
Пам’ятайте, що ми працюємо з розумом, а немає нічого розумнішого, ніж зробити менше для досягнення (практично) того ж результату.
Доводити справу до кінця – свідомо
Девід Аллен буквально написав книгу про те, “Як упорядкувати справи”. Хоча книга має практичне значення для продуктивності, вона також зачіпає ідею усвідомленості. Зрештою, її називають “мистецтвом продуктивності без стресу”.
Система
Девід Аллен використовує концепцію “розширеної свідомості” у своєму бестселлері “Getting Things Done”, щоб описати систему, яка організує ваш робочий процес.
Все розписано на папері, тому вам не потрібно жонглювати іншими справами, доки ви повинні бути поглинені завданням.
Система Аллена спрямована на те, щоб дати вам впевненість у тому, що все, над чим ви працюєте на даний момент, є правильним. Таким чином, ви зможете довести справу до кінця, не сумніваючись у собі та не заважаючи собі.
Записуючи всі справи, ви зможете зрозуміти, що у вас в голові, і легше визначити свої пріоритети та організувати їх у графік. Для керування поточними пріоритетами ми можемо використовувати таку систему як організований Google Sheet або звичайний блокнт.
Чітка система полегшує потік і допомагає запам’ятовувати деталі, залишаючись при цьому на вершині свого робочого навантаження та пріоритетів.
Правило двох хвилин
З іншого боку системи знаходиться правило двох хвилин. Ідея полягає в тому, що замість того, щоб планувати наступну дію, яка триватиме менше двох хвилин, ми можемо виконати її прямо зараз.
Оскільки загальний час обробки завдання може становити близько двох хвилин, ми можемо допомогти собі, виконавши “швидку перемогу” зараз. Потім ми можемо повернутися до системи, коли цю швидку перемогу буде виконано.
Різні “речі” в голові
“Різні речі” бувають різних форм, і знання того, як справлятися з різними видами речей, що займають нашу розумову енергію, спрощує їхню обробку.
Наприклад, у нас є:
- Термінові завдання
- Завдання, над якими нам потрібно попрацювати
- Важливі проекти
- Справи, які мають зробити інші
- Календарні події
- Довідковий матеріал
- Розумне сміття
Кожен тип вимагає свого способу обробки та управління, щоб допомогти нам заспокоїти наш розум.
Замість того, щоб жонглювати думками, ми можемо почуватися спокійно, знаючи, що наша система робить усю важку роботу. Ми можемо просто звертатися до неї, коли це потрібно.
Обробка справ
Методологія Getting Things Done (GTD) заснована на обробці всього, що виходить із голови та у вашу систему.
Завдання та проекти
Термінові завдання, як правило, є першими справами, які необхідно вирішити. Більшість людей не люблять займатися терміновими завданнями, оскільки їхня мета – закінчити щось у термін, часто за мінімальним стандартом, просто щоб “здати”.
Ці завдання зазвичай опиняються у верхній частині списку поточних справ.
Інші завдання також будуть заплановані у наших списках справ. Всі завдання повинні мати такі дії та бажаний результат, що допомагає нам зрозуміти, що ми повинні зробити і як дізнатися, коли ми закінчимо.
Коли-небудь / Можливо – це список для галочки, повний завдань, які не є пріоритетними. Вони можуть здатися кумедними, тому й потрапили до списку. Однак вони не є важливими і повинні розглядатися лише тоді, коли всі термінові та пріоритетні дії з вашого боку завершені.
Проекти, як і завдання, вимагають виконання кількох кроків, як правило, протягом тривалого часу. Їх необхідно планувати, щоб зрозуміти дії та терміни кожної ініціативи.
Наступною дією для проекту зазвичай є “скласти план проекту”, оскільки це швидше за все займе більше двох хвилин. Як тільки у вас буде план проекту, ви додасте наведені нижче дії з плану до списку завдань.
Делеговані завдання та події
Речі, які нам потрібні від інших, зазвичай потрапляють у список “Очікування”, список для галочки, який ми можемо відвідувати щодня або щотижня, щоб допомогти собі залишатися на вершині делегованих завдань та проектів.
Деякі речі, такі як зустрічі та призначення, чутливі до часу. Нам потрібно планувати події у календарі з нагадуваннями, щоб бути впевненими, що ми впораємося з конкретними справами у певний час.
Довідковий матеріал та ментальний мотлох
Іноді слід запам’ятати певну інформацію. Ми зберігаємо довідковий матеріал в організованій системі папок, де ми маємо можливість знайти його протягом 30 секунд. Для цього варто покращити наші навички організації.
З деякими речами ми просто не можемо нічого вдіяти. Ментальний мотлох часто включає у собі занепокоєння, речі, які мають подальших дій. Якщо ви нічого не можете з цим поробити, просто позбавтеся речі! З ним нічого не можна зробити.
Процес упорядкування
1. Захоплення
Все починається з фіксації “мотлоху” в голові. Для цього потрібно скласти список або записати все на окремих листочках. Ми фіксуємо такі речі, як завдання, цілі, проекти.
2. Уточнення
Далі ви уточніть, що має бути зроблено з кожним пунктом, щоб у вас було уявлення про подальші дії кожного пункту, а також про бажаний результат.
Не кожен пункт є завданням, але, швидше за все, з ним пов’язана якась дія, чи то запис нової інформації, чи навіть її відкидання.
3. Організуйте
Після того, як ви визначилися з пунктами, можна приступати до організації, групуючи дії різних списків. Ви зможете швидше завершити справи, якщо виконуватимете схожі дії у великій кількості.
Наприклад, якщо вам потрібно зробити 5 телефонних дзвінків, ви зможете виконати їх із меншими витратами енергії за один день, ніж якби ви розподілили їх на тиждень.
4. Плануйте
Після того, як ви склали списки, ви можете почати планувати дії у своєму розкладі, причому термінові та пріоритетні дії мають бути на початку списку.
На початку кожного дня ви можете планувати свій день по годинах, виділяючи місце для пріоритетних завдань та подій календаря, а також для обіду та регулярних перерв.
Для завдань, що повторюються, ми можемо ефективно використовувати свій час, плануючи прості автоматизовані дії. Крім того, за допомогою систем ми з більшою ймовірністю досягнемо своїх цілей.
5. Виконати
І нарешті, якщо все йде за планом, ви повинні мати можливість виконати найважливіші завдання, викреслюючи їх зі списку в міру виконання.
От і все. Ось як ви досягаєте результату.
Щотижневі та щомісячні перевірки
Ми не просто виконуємо процес GTD один раз і очікуємо, що все буде працювати як по маслу. Регулярні перевірки допомагають нам залишатися на вершині наших систем і помічати, що може бути втрачено.
Ми перевіряємо наші системи щотижня і щомісяця, щоб бути впевненими в тому, що ми впораємося зі своїм робочим навантаженням. Коли ми використовуємо проактивний підхід до завдань та проектів, ніщо не залишається непоміченим.
Щотижнева перевірка – це те, що вам потрібно робити щотижня. Це допоможе очистити свій розум і відчути себе “на вершині” свого робочого навантаження на наступні тижні.
Регулярні перевірки можуть включати:
- Побігти по списку завдань
- Огляд стану ваших проектів
- Перевірка людей, яким ви делегували завдання.
- Планування будь-яких майбутніх пріоритетів.
Ці перевірки допоможуть вам залишатися проактивним у вашій системі, щоб нічого не проґавити.
Об’єднання системи GTD в єдине ціле
Методологія “Упорядкування” – це комплексна система підвищення продуктивності, яку ми можемо впровадити прямо зараз.
Почніть із виконання п’яти кроків цього процесу, фіксуючи все, що у вас на думці, і уточнюючи подальші дії по кожному з них, незалежно від того, що це за “справи”. Після прояснення ситуації ми переходимо до окремих партій для організації, планування та виконання. Пам’ятайте про правило двох хвилин, щоб швидко впоратися із дрібними завданнями.
Ідея зовнішнього розуму пропонує свідомий підхід до продуктивності. Коли ми організуємо наше робоче навантаження у зовнішню систему, наш розум стає вільним, щоб відчути потік. Тільки тоді ми можемо усвідомити поточний момент і повністю поринути у виконання поставленого завдання.
Нарешті, під час щотижневих та щомісячних перевірок ми застосовуємо проактивний підхід до нашої системи. Ми керуємо нашими пріоритетами та стежимо за тим, щоб усе йшло гладко.
