У сфері особистої продуктивності списки справ написано багато, і в кожного майстра є своя книга. Але сьогодні я покажу вам кілька особливостей, як зробити ваш список справ більш ефективним та підняти вашу особисту продуктивність на новий рівень. Читайте далі, щоб дізнатися, як скласти список справ.
Навіщо потрібний список справ?
У будь-якій системі особистої продуктивності важливо, щоб ідеї, проекти та невирішені завдання були згруповані в одному місці, що дозволяє нам мати огляд усієї роботи, яку ми ще не вирішили.
У чому переваги:
- Ми виганяємо зі своєї голови ті відволікаючі фактори, які не дозволяють нам бачити речі “згори”. Важливо розпізнати та ідентифікувати їх та зберігати в одному місці.
- Ми залишаємо вільний простір для творчості. Крім того, замість зберігання відкладених завдань у мозку, ми зберігаємо їх у списку, звільняючи таким чином оперативну пам’ять для інших, важливіших справ.
- Записуючи їх на папері або іншому носії, ви отримуєте більше контролю над цими завданнями. Великий контроль дає вам більше перспектив.
- Коли закінчите виконання завдання, ви також побачите, що воно відображено у списку. Почуття контролю буде вищим, це дозволить вам бачити, як просувається ваша робота, і це буде мотивувати вас братися за нові завдання.
- Це допомагає нам структурувати майбутнє активним чином (на відміну від реактивного відношення).
Це основні переваги списку справ. Але остерігайтеся деяких поширених помилок.
Порядок денний – це місце, куди потрапляють ті завдання, для яких ми взяли на себе зобов’язання із зазначенням дати (і, по можливості, часу). Дозвольте мені навести вам приклад. Якщо у моєму списку справ проаналізувати продажі за попередній квартал, ця дія має перейти в інший список дій, який називається “наступні дії“.
Це завдання, для якого немає твердих зобов’язань із зазначенням дати та часу. Навіть якщо ми оцінили час, який буде потрібний для виконання завдання, або визначили день, в який ми збираємося його виконати.
Однак у моєму списку є ще одне невирішене завдання – пройти медичний огляд служби профілактики моєї компанії, який призначений наступного вівторка о 10 ранку. Це завдання буде включено до порядку денного. У нього є дата, час і він уже має намір. Тому звертайте увагу на завдання, які ви ставите на порядок денний.
- Список справ – це контейнер або вміст ідей. Якщо ми хочемо їх упорядкувати або розставити пріоритети, ми повинні прибрати їх зі списку та помістити в інше місце у нашій особистій системі продуктивності.
Я вже дав вам попередній огляд у попередньому пункті. Ми починаємо з єдиного списку справ, де зібрано все, що в нас ще не зроблено. Наступний етап – вирішити, що робити з цими завданнями. Для цього нам доведеться перемістити його в інший список, делегувати його або просто проігнорувати та видалити, оскільки від нас не залежить виконання будь-яких дій із ним.
- Не оновлювати його. Якщо ми постійно не підживлюємо його і не робимо його центральним сховищем усіх наших ідей, проєкт або очікуваних дій, він втрачає свою корисність і силу.< /li>
Немає сенсу розпочинати понеділок зі списком справ, що складається, скажімо, зі 120 пунктів, і приходити в середу з тими самими 120 пунктами. Це дуже розчаровує та неефективно. Ціль полягає в тому, щоб зробити цей список динамічним. Це не означає, що наприкінці тижня ми матимемо менш як 120 справ. Станеться так (і це гарний знак), що протягом робочого дня нам доведеться постійно додавати до цього списку завдання, ідеї, проблеми чи проєкт. Як я вже казав на початку, це дасть вам ширше бачення вашої роботи і більше перспектив, коли справа дійде до контролю за повсякденною діяльністю.
Ключі до того, як вивести свій список справ на новий рівень
Зараз я дам вам кілька ключів, які допоможуть зробити цей інструмент частиною вашого особистого арсеналу продуктивності та допоможуть вам краще керувати своїм часом, особистим, сімейним та професійним життям.
1. У вас має бути один список
Щоб зібрати всю роботу, яку потрібно виконати, використовуйте один список. Ви можете фіксувати ідеї або завдання на різних пристроях або носіях, а потім переносити їх до єдиного списку. Це буде ваш “базовий табір”, з якого ви почнете сходження за вашою системою продуктивності. В ідеалі ви повинні звикнути використовувати кілька контейнерів, щоб усі ваші завдання не були розкидані по стікерах, телефонах, аркушах паперу, ноутбуку.
2. У форматі, який завжди можна носити з собою
Я людина, яка шукає прості рішення. Ось чому я рекомендую вам почати практикуватися з ручкою та папером. Наприклад, блокнот. Те, що ви завжди можете носити із собою. Якщо ви хочете записувати все в телефоні, продовжуйте.
Перевага блокнота в тому, що, наприклад, під час ділової поїздки, якщо я маю квитанцію за паркування, яку потрібно перенести у додаток витрат, або візитна картка клієнта, я можу включити її до цього блокноту.
Якщо ви оберете цифровий формат, я рекомендую Evernote для збору всієї необхідної інформації (як інформаційна система він може бути дуже корисний. Його безкоштовна версія дуже потужна, і вам не потрібно переходити на платну версію, якщо ви не хочете увійти в режим спільної роботи та інші складніші функціональні можливості) і Trello (пізніше я розповім, як керувати завданнями за допомогою цієї програми).
3. Постійно оновлюйте його. Щоразу, коли у вас з’являється ідея або ви отримуєте завдання.
Я вже згадував, що це одна з найпоширеніших помилок. Я хочу, щоб ви дуже чітко усвідомили це. Сильною стороною списку завдань є те, що він постійно оновлюється. Тобто у той момент, коли у вас з’являється ідея, перед вами ставиться завдання, починається проект… Занесіть це до списку справ. У момент!
Не покладайтеся на власну пам’ять. Не має значення, наскільки він хороший. Внесіть його до списку, а потім вирішіть, що робити з ним. Але зберігайте завдання у цьому єдиному списку на даний момент. Будь-який відволікаючий фактор, колега або начальник, що входить в офіс, телефонний дзвінок і т.д. може змусити його відійти на задній план і зайняти нашу пам’ять, яка нам потрібна для чогось іншого, для творчості.
Чи траплялося з вами таке, що виходячи з дому, ви думали, що щось забули, і весь ранок думали про це, щоб зрозуміти, що це було? Щось подібне відбувається, коли відкладене завдання зникає зі списку. Воно знаходиться у вашій голові, на задньому плані, забираючи у вас енергію та фокус.
4. Ви повинні зібрати все
Якщо у вас є рахунок, запишіть, що ви повинні зробити з цим рахунком. Якщо вам потрібно відвезти дитину на день народження… внесіть її до списку. Якщо вам потрібно купити кілька шурупів у господарському магазині… до списку. У вас закінчилося молоко… одразу до списку. Всі! Все, що вимагає дій з вашого боку, має потрапити до цього списку.
Не думайте лише про професіоналізм. Ваше життя багатогранне. Сім’я, особисте життя та робота. До списку слід увімкнути все, що знаходиться на розгляді. Це один із найважливіших ключів. Пізніше я покажу вам, що робити зі списком.
5. Не перевіряйте його постійно. Достатньо кілька разів на день
Я не рекомендую постійно переглядати свій список справ. Бажано, щоб ви виділяли два або три рази на день для аналізу того, що у вас залишилося незавершеним, і того, що ви закінчили. Зазвичай я роблю це на початку дня (5 або 10 хвилин, більше часу я на це не витрачаю) і в кінці робочого дня (цей огляд трохи більш докладний. Як правило, я знаходжу себе більш творчою людиною, і цей огляд викликає ідеї для нових проектів або нагадує мені про незавершені справи).
6. Зробіть його основою системи продуктивності.
Я наполягаю на тому, що список завдань має бути стовпом, на якому ґрунтується ваша особиста система продуктивності. Ще не настав час для складних програмних рішень з управління завданнями, жахливих інформаційних систем або новітніх програм для підвищення продуктивності праці. Опануйте мистецтво складання списку справ, і я гарантую, що ви на 75% підвищите свою працездатність та контроль над повсякденним життям.
7. Поставте галочку або накресліть виконане завдання
Ми говоримо про справи, але виконані завдання також відіграють важливу роль. Коли ви виконали завдання, викресліть його зі списку або поставте галочку. Не видаляйте його. Це служить мотиватором і дає уявлення про те, що ваша робота просувається.
8. Не ставте великих проектів. Збирайте невеликі дії
Це дуже важливий аспект переліку завдань. Дозвольте мені навести вам приклад. Написати річний звіт про продаж за своїм списком – це не те саме, що розбити його на дрібніші дії. Аналіз продажів за попередній квартал, аналіз продажів за той же квартал минулого року, запит даних про продаж у Хуана та координаційна зустріч із продавцями.
Ці чотири дії можуть бути частиною більшого проекту “Складання річного звіту про продаж”. Їх легше включити до нашого порядку денного та у найважливіші повсякденні завдання.
Для великих проектів скористайтеся іншим списком.
9. Ви повинні зв’язати його з іншими компонентами вашої системи продуктивності (щоденник, інформаційна система, планувальник).
Цей перелік не є ізольованим елементом. Він є частиною цілого. Повна система продуктивності. Це основа, але не єдине, що є системою особистої продуктивності.
Він має бути пов’язаний з порядком денним (ми вже бачили, що завдання чи дії із зобов’язаннями, датою та часом включаються до порядку денного) та з плануванням. Ми повинні подивитися, як ми організуємо ці завдання та дії. Хоча ми побачимо це пізніше в інших постах, дуже важливо, щоб на початку дня ви вибрали 3 найважливіші завдання та зосередили свою активність на їхньому завершенні до кінця дня.
Існують інші способи роботи. Правило 3+2, яке полягає у плануванні 3 головних речей, які я хочу вирішити, та 2 маленьких. Основні пункти повинні займати 2-3 години, другорядні – не більше 20 хвилин. Правило 1-3-5, яке полягає у виконанні однієї великої справи, трьох середніх та п’яти дрібних справ.
Головне, щоб завдання, які нам вдається завершити були тими, які ми ставимо перед собою, а не тими, які ми ставимо перед собою. У будь-якому випадку, спочатку я б застосував перше правило, яке полягає в тому, щоб визначити 3 важливі дії на день.
10. Інші списки
Досі я говорив про єдиний список справ. Було б зручно використовувати інші списки у повсякденному житті. Вони будуть доповненням до нашої особистої системи продуктивності.
- Списки проектів: Список великих проектів. Під проектами розуміються проекти, які включають кілька дій. Наприклад, підготовка річного звіту про продаж, який ми бачили раніше.
- Контрольні списки: Так само, як у пілотів є контрольний список, щоб перевірити, чи все працює перед зльотом, іноді корисно мати контрольний список. Наприклад, при поїздці у відрядження або на відпочинок корисно мати контрольний список з великими розділами, такими як одяг, документи, які потрібно взяти із собою, мапа місцевості, телефонія та обчислювальна техніка тощо. Це полегшує роботу, вимагає менше часу на підготовку та гарантує, що нічого важливого не буде забуто до початку поїздки.
- Списки процедур: вони корисні для того, щоб не витрачати час на визначення дій, які необхідно виконати в процесах, що повторюються або часто повторюються. Якщо при написанні посту я дотримуюсь того самого розпорядку, ідеальним варіантом буде складання списку процедур. Наприклад.
- Виберіть центральну тему
- Вибір основних ідей
- Пошук відповідних зображень
- Складання начерку
- Перевірте гіперпосилання
- Оглядовий проект
- Редагувати повідомлення на сайті
- Опублікувати повідомлення
- Поширюйте інформацію в соціальних мережах.
Прикінцеві рекомендації
Я сподіваюся, що цей пост про список справ виявився для вас корисним. Не хочу прощатися, не зробивши кілька заключних рекомендацій.
Будьте вірні єдиному списку.
Крім того, будьте обережні, щоб вас не засліпили новомодні системи керування ефективністю та продуктивністю. Єдиний список завдань працює та перевірений. Заощаджуйте свій час, впровадивши єдиний контейнер для зберігання ідей, завдань та проектів із самого початку.
Завжди з тобою.
Це один із основних ключів. Марно мати хорошу ідею і не мати місця, де її записати. Не покладайтеся на власну пам’ять. Він може розіграти вас або позбавити енергії та концентрації.
Оновлення.
Щоденно перевіряйте свій список. П’ятниця або неділя, ймовірно, хороший день для планування роботи на наступний тиждень. Візьміть за звичку щодня та щотижня переглядати свій список справ.
