Как всё успевать? 10 секретов: как от планов перейти к делу

-

В области личной продуктивности о списках дел написано много, и у каждого мастера есть своя книга. Но сегодня я покажу вам несколько особенностей, как сделать ваш список дел более эффективным и поднять вашу личную продуктивность на новый уровень. Читайте дальше, чтобы узнать, как составить хороший список дел.

Зачем нужен список дел?

В любой системе личной продуктивности важно, чтобы идеи, проекты и нерешенные задачи были сгруппированы в одном месте, что позволяет нам иметь обзор всей работы, которую мы еще не решили.

В чём преимущества:

  1. Мы изгоняем из своей головы те отвлекающие факторы, которые не позволяют нам видеть вещи «сверху». Важно распознать и идентифицировать их и хранить в одном месте.
  2. Мы оставляем свободное пространство для творчества. Кроме того, вместо того чтобы хранить отложенные задачи в мозгу, мы храним их в списке, освобождая таким образом оперативную память для других, более важных дел.
  3. Записывая их на бумаге или другом носителе, вы получаете больше контроля над этими задачами. Больший контроль дает вам больше перспектив.
  4. Когда вы закончите выполнение задания, вы также увидите, что оно отражено в списке. Чувство контроля будет выше, это позволит вам видеть, как продвигается ваша работа, и это будет мотивировать вас браться за новые задачи.
  5. Это помогает нам структурировать будущее активным образом (в отличие от реактивного отношения).

Это основные достоинства списка дел. Но остерегайтесь некоторых распространенных ошибок.

Список дел — это не повестка дня, а повестка дня — это не список дел.

Повестка дня — это место, куда попадают те задачи, для которых мы взяли на себя обязательства с указанием даты (и, по возможности, времени). Позвольте мне привести вам пример. Если в моем списке дел предстоит проанализировать продажи за предыдущий квартал, это действие должно перейти в другой список действий, который называется «следующие действия«.

Это задание, для которого нет твердых обязательств с указанием даты и времени. Даже если мы оценили время, которое потребуется для выполнения задания, или определили день, в который мы собираемся его выполнить.

Составьте список дел, разбив каждое на конкретные задачи.

Однако в моем списке есть еще одна нерешенная задача — пройти медицинский осмотр службы профилактики моей компании, который назначен на следующий вторник в 10 утра. Эта задача будет включена в повестку дня. У него есть дата, время и он уже твердо намерен. Поэтому обращайте внимание на задачи, которые вы ставите на повестку дня.

  • Список дел — это контейнер или вместилище идей. Если мы хотим их упорядочить или расставить приоритеты, мы должны убрать их из списка и поместить в другое место в нашей личной системе продуктивности.

Я уже дал вам предварительный обзор в предыдущем пункте. Мы начинаем с единого списка дел, в котором собрано все, что у нас еще не сделано. Следующий этап — решить, что делать с этими задачами. Для этого нам придется переместить его в другой список, делегировать его или просто проигнорировать и удалить, поскольку от нас не зависит выполнение каких-либо действий с ним.

  • Не обновлять его. Если мы постоянно не подпитываем его и не делаем его центральным хранилищем всех наших идей, проектов или ожидаемых действий, он теряет свою полезность и силу.

Нет смысла начинать понедельник со списком дел, состоящим, скажем, из 120 пунктов, и приходить в среду с теми же 120 пунктами. Это очень разочаровывает и неэффективно. Цель состоит в том, чтобы сделать этот список динамичным. Это не означает, что в конце недели у нас будет менее 120 дел. Случится так (и это хороший знак), что в течение рабочего дня нам придется постоянно добавлять в этот список задачи, идеи, проблемы или проекты. Как я уже говорил в начале, это даст вам более широкое видение вашей работы и больше перспектив, когда дело дойдет до контроля над повседневной деятельностью.

Ключи к тому, как вывести свой список дел на новый уровень

Сейчас я дам вам несколько ключей, которые помогут сделать этот инструмент частью вашего личного арсенала продуктивности и помогут вам лучше управлять своим временем, личной, семейной и профессиональной жизнью.

Составьте список самых важных вещей из предыдущих мероприятий

1. У вас должен быть один список

Чтобы собрать всю работу, которую необходимо выполнить, используйте один список. Вы можете фиксировать идеи или задачи на различных устройствах или носителях, а затем переносить их в единый список. Это будет ваш «базовый лагерь», из которого вы начнете восхождение по вашей системе продуктивности. В идеале вы должны привыкнуть использовать несколько контейнеров, чтобы все ваши задачи не были разбросаны по стикерам, телефонам, листам бумаги, ноутбуку…

2. В формате, который можно всегда носить с собой

Я человек, который ищет простые решения. Вот почему я рекомендую вам начать практиковаться с ручкой и бумагой. Например, блокнот. То, что вы всегда можете носить с собой. Если вы предпочитаете записывать все в телефоне, продолжайте.

Преимущество блокнота в том, что, например, во время деловой поездки, если у меня есть квитанция за парковку, которую нужно перенести в приложение расходов, или визитная карточка клиента, я могу включить ее в этот блокнот.

Если вы выберете цифровой формат, я рекомендую Evernote для сбора всей необходимой информации (в качестве информационной системы он может быть очень полезен. Его бесплатная версия очень мощная, и вам не нужно переходить на платную версию, если вы не хотите войти в режим совместной работы и другие более сложные функциональные возможности) и Trello (позже я расскажу, как управлять задачами с помощью этой программы).

3. Постоянно обновляйте его. Каждый раз, когда у вас появляется идея или вы получаете задание.

Я уже упоминал, что это одна из самых распространенных ошибок. Я хочу, чтобы вы очень четко осознали это. Сильной стороной списка задач является то, что он постоянно обновляется. То есть, в тот момент, когда у вас появляется идея, перед вами ставится задача, начинается проект… Занесите это в список дел. В момент!

Не полагайтесь на свою память. Неважно, насколько он хорош. Внесите его в список, а затем решите, что с ним делать. Но сохраняйте задачу в этом единственном списке в данный момент. Любой отвлекающий фактор, коллега или начальник, входящий в офис, телефонный звонок и т.д. может заставить его отойти на задний план и занять нашу память, которая нужна нам для чего-то другого, для творчества.

Случалось ли с вами такое, что, уходя из дома, вы думали, что что-то забыли, и все утро думали об этом, чтобы понять, что это было? Нечто подобное происходит, когда отложенная задача исчезает из вашего списка. Оно находится в вашей голове, на заднем плане, отнимая у вас энергию и фокус.

4. Вы должны собрать все

Если у вас есть счет, запишите, что вы должны сделать с этим счетом. Если вам нужно отвезти ребенка на день рождения… внесите его в список. Если вам нужно купить несколько шурупов в хозяйственном магазине… в список. У вас закончилось молоко… сразу в список. Все! Все, что требует действий с вашей стороны, должно попасть в этот список.

Не думайте только о профессионализме. Ваша жизнь многогранна. Семья, личная жизнь и работа. В список следует включить все, что находится на рассмотрении. Это один из самых важных ключей. Позже я покажу вам, что делать со списком.

5. Не проверяйте его постоянно. Достаточно нескольких раз в день

Я не рекомендую вам постоянно просматривать свой список дел. Желательно, чтобы вы выделяли два или три раза в день время для анализа того, что у вас осталось незавершенным, и того, что вы закончили. Обычно я делаю это в начале дня (5 или 10 минут, больше времени я на это не трачу) и в конце рабочего дня (этот обзор немного более подробный. Как правило, я нахожу себя более творческим человеком, и этот обзор вызывает идеи для новых проектов или напоминает мне о незавершенных делах).

6. Сделайте его основой своей системы продуктивности.

Я настаиваю на том, что список задач должен быть столпом, на котором зиждется ваша личная система продуктивности. Еще не пришло время для сложных программных решений по управлению задачами, чудовищных информационных систем или новейших приложений для повышения производительности труда. Овладейте искусством составления списка дел, и я гарантирую, что вы на 75% повысите свою работоспособность и контроль над повседневной жизнью.

7. Поставьте галочку или зачеркните выполненное задание

Мы говорим о делах, но выполненные задачи также играют важную роль. Когда вы выполнили задачу, вычеркните ее из списка или поставьте галочку. Не удаляйте его. Это служит мотиватором и дает вам представление о том, что ваша работа продвигается.

8. Не ставьте большие проекты. Собирайте небольшие действия

Это очень важный аспект списка задач. Позвольте мне привести вам пример. Написать годовой отчет о продажах по своему списку — это не то же самое, что разбить его на более мелкие действия. Анализ продаж за предыдущий квартал, анализ продаж за тот же квартал прошлого года, запрос данных о продажах у Хуана и координационная встреча с продавцами.

Эти 4 действия могут быть частью более крупного проекта «Составление годового отчета о продажах». Их легче включить в нашу повестку дня и в самые важные повседневные задачи.

Для больших проектов используйте другой список.

9. Вы должны связать его с другими компонентами вашей системы продуктивности (ежедневник, информационная система, планировщик).

Этот список не является изолированным элементом. Он является частью целого. Полной системы производительности. Это основа, но не единственное, что составляет систему личной продуктивности.

Он должен быть связан с повесткой дня (мы уже видели, что задачи или действия с обязательствами, датой и временем включаются в повестку дня) и с планированием. Мы должны посмотреть, как мы организуем эти задачи и действия. Хотя мы увидим это позже в других постах, очень важно, чтобы в начале дня вы выбрали 3 самые важные задачи и сосредоточили свою активность на их завершении до конца дня.

Существуют и другие способы работы. Правило 3+2, которое заключается в планировании 3 главных вещей, которые я хочу решить, и 2 маленьких. Основные пункты должны занимать 2-3 часа, второстепенные — не более 20 минут. Правило 1-3-5, которое заключается в выполнении одного большого дела, трех средних и пяти маленьких дел.

Главное, чтобы задачи, которые нам удается завершить, были теми, которые мы ставим перед собой, а не теми, которые мы ставим перед собой. В любом случае, для начала я бы применил первое правило, которое заключается в том, чтобы определить 3 важных действия на день.

10. Другие списки

До сих пор я говорил о едином списке дел. Было бы удобно использовать другие списки в повседневной жизни. Они будут служить дополнением к нашей личной системе продуктивности.

  1. Списки проектов: Список наших крупных проектов. Под проектами понимаются проекты, включающие в себя несколько действий. Например, подготовка годового отчета о продажах, который мы видели ранее.
  2. Контрольные списки: Так же, как у пилотов есть контрольный список, чтобы проверить, все ли работает перед взлетом, иногда полезно иметь контрольный список. Например, при поездке в командировку или на отдых полезно иметь контрольный список с большими разделами, такими как одежда, документы, которые нужно взять с собой, карта местности, телефония и вычислительная техника и т.д. Это облегчает работу, требует меньше времени на подготовку и гарантирует, что ничего важного не будет забыто до начала поездки.
  3. Списки процедур: они полезны для того, чтобы не тратить время на определение действий, которые необходимо выполнить в повторяющихся или часто повторяющихся процессах. Если при написании поста я следую одному и тому же распорядку, идеальным вариантом будет составление списка процедур. Например.
  • Выберите центральную тему
  • Выбор основных идей
  • Поиск соответствующих изображений
  • Составление наброска
  • Проверьте гиперссылки
  • Обзорный проект
  • Редактировать сообщение на сайте
  • Опубликовать сообщение
  • Распространяйте информацию в социальных сетях.

 Заключительные рекомендации

Я надеюсь, что этот пост о списке дел оказался для вас полезным. Я не хочу прощаться, не сделав несколько заключительных рекомендаций.

Будьте верны единому списку.

Кроме того, будьте осторожны, чтобы вас не ослепили новомодные системы управления эффективностью и продуктивностью. Единый список задач работает и проверен. Сэкономьте свое время, внедрив единый контейнер для хранения идей, задач и проектов с самого начала.

Всегда с тобой.

Это один из основополагающих ключей. Бесполезно иметь хорошую идею и не иметь места, где ее записать. Не полагайтесь на свою память. Он может разыграть вас или лишить энергии и концентрации.

Обновление.

Ежедневно проверяйте свой список. Пятница или воскресенье, вероятно, хороший день для планирования работы на следующую неделю. Возьмите за привычку ежедневно и еженедельно просматривать свой список дел.

LifeoVedhttps://majiclife.com
Создатель и вдохновитель.

Поделиться

Актуально

1 КОММЕНТАРИЙ

<