Чи знаєте ви, що 41% завдань із “списків справ” ніколи не виконуються?
Списки справ видаються досить простими. По суті, вони є списком всіх завдань, які ви запланували виконати в певний термін, і покликані спростити життя. Ви записуєте свої завдання, щоб не забути про них та не викликати непотрібний стрес.
Але в деяких випадках скласти список справ, який дійсно працює, не так просто.
Зазвичай ми забуваємо про одне важливе питання, яке обов’язково маємо поставити собі, якщо хочемо скласти ідеальний список справ.
Як скласти такий список справ, при виконанні якого ми справді будемо щасливі?
Як скласти список справ, в які ви закохаєтеся
Є багато факторів, які необхідно враховувати. Якщо ви дійсно хочете прийняти метод організації списку справ і змусити його працювати у конкретній ситуації. Йдеться не просто про те, щоб мати такий список, а про те, щоб він був ефективним.
Сутність у тому, щоб дійсно допомогти вам краще справлятися зі справами, а не просто відзначати те, про що ви не встигли подбати.
Багато людей розпочинають свій робочий день зі складання списку справ. Залежно від того, наскільки ви реалістичні, у списку буде від 3 до 15 пунктів. Якщо їх кількість невелика, ви закінчите робочий день, відчуваючи задоволення та приплив сил. Але якщо ви спробуєте виконати велику кількість завдань, ви почуватиметеся неорганізованим, винним і напруженим.
Зазвичай це відбувається тому, що ми використовуємо наші списки справ для виконання кожного завдання, яке трапляється нам на шляху.
Але я хочу запропонувати новий погляд на те, як ви формуєте свій перелік справ. Щоб не відчувати себе напруженим та неорганізованим, ваш список повинен мати ефективний формат.
Крок перший: ваше перше завдання має бути найтерміновішим
Списки справ можуть викликати деякі складнощі, коли йдеться про розміщення пріоритетів. Коли щось знаходиться у верхній частині списку, ваш мозок автоматично вважає, що саме це завдання є найважливішим для вас.
У ефективно організованому списку справ пріоритети розставлено. Тим не менш, це перше завдання часто знаходиться там тому, що ви поставили її вище за всіх. Отже, ваше найважливіше завдання може опинитися всередині списку або навіть у самому низу. Проте перше завдання завжди справляє враження найважливішої.
Крок другий: Використовуйте терміни виконання та часові рамки
Використання термінів виконання та призначення певного часу для різних видів діяльності значно покращить розстановку пріоритетів під час виконання завдань на кожен день тижня.
Одним із найефективніших прийомів при складанні такого списку є додавання термінів виконання, особливо тих завдань, які є дуже важливими. Це допоможе вам вчасно вирішувати найтерміновіші завдання.
Але треба бути обережним. Додавання часу виконання до списку справ може зробити його жорсткішим. Це може призвести до того, що ви захочете повністю відмовитись від цього списку.
Крок третій: Кваліфікація завдань
Щоб створити ефективний шаблон списку справ, усі завдання, які ви записуєте, повинні належати до двох категорій:
- Завдання має бути чимось дуже важливим, а не просто тим, що вам потрібно зробити.
- Це має бути щось, що необхідно зробити того ж дня.
Потрібно вміти ефективно визначати, які завдання варті того, щоб потрапити до списку. Список справ – це не якийсь посібник із життя, він служить конкретної мети.
Проблема в тому, що у багатьох випадках у наших списках справ є речі, які не потрібно робити. Нам вони насправді не потрібні або які ні в якому разі не є терміновими. Це може відкидати тінь на більш важливі завдання, а значить, вам доведеться працювати довше та старанніше.
У результаті ви навіть можете відчути себе неорганізованим.
Крок четвертий: Додати контекст до кожного пункту списку справ
Що це означає?
Розбийте великі цілі на маленькі. Ось приклад.
Покупка батарей вимагає менше часу, ніж написання книги, але при внесенні до списку справ обидві ці завдання виглядають однаково.
Наші списки справ зазвичай не містять контексту, що стосується конкретного завдання. М ми нечасто розбиваємо великі завдання на здійсненні та дрібніші фрагменти.
Це дозволить вам зрозуміти, скільки часу потрібно на виконання того чи іншого завдання.
Ми вважаємо себе надійними, але ось проста істина.
Набагато простіше скласти список справ, вирішити прості завдання та залишити невиконаними ті, що потребують багато часу. Насправді ми робимо це так часто, що 41 відсоток усіх наших завдань зі списку справ так і залишаються невиконаними.
Щоб створити ефективний шаблон списку справ, ваші завдання мають більше деталей. Можливо, теги для термінових завдань, підзадачі, щоб ви могли розділити складніші завдання, та примітки, які пояснять кожне завдання більш детально.
Додавання деталей, а потім перегляд перед початком робочого дня може забрати у вас трохи часу, але це допоможе вам встановити очікування та виконувати свою роботу більш ефективно.
Крок п’ять: Переоцініть завдання, до яких ви так і не дісталися
Якщо ви коли-небудь складали список справ, ви знаєте, що у вас завжди є один або кілька варіантів, коли справа доходить до відкладання або зміни деталей ваших завдань. Але, роблячи це, вам необхідно відстежувати відкладені завдання, адже ефективно організований список справ має пріоритети, і завдання теж.
Якщо ви постійно переносите термінове чи важливе завдання наступного дня, вам потрібно з’ясувати причину. Або це завдання не настільки термінове чи важливе, і його не повинно бути у вашому списку справ, або є проблема, яку вам потрібно вирішити, щоб ви змогли її виконати. Як би там не було, це сигнал про те, що щось не так.
Крок шість: Підхід із двома колонками
Один із найкращих прикладів списку справ – спробувати розділити його на дві колонки. У лівій частині ви складете хронологічний список завдань, які необхідно виконати, наприклад, призначення зустрічей і нарад. У правій – список того, що ви сподіваєтеся зробити під час цих заходів. Наприклад, обговорити питання або розробити певний план.
Під хронологічним списком вкажіть завдання, які необхідно виконати саме цього дня. Таким чином, коли у вас з’явиться пара хвилин, ви зможете перевірити свій список і подивитися, які завдання ви можете вирішити, щоб якнайкраще використати цей вільний час.
Висновок
Незалежно від того, чи є у вас список справ чи ні, вам є що робити. Саме тому вам потрібно спробувати новий метод управління своїми завданнями та створити ефективний список справ, який вам сподобається.
Пам’ятайте, що форматування, розташування пріоритетів та організація – це ключі до успіху списку справ.
